Региональное
Законодательство
Ивановская область

Постановление администрации городского округа Вичуга от 17.01.2013 N 23 "Об утверждении Положения об архивном отделе администрации городского округа Вичуга и должностных инструкций работников архивного отдела" Свод законодательства

ИВАНОВСКАЯ ОБЛАСТЬ
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДСКОГО ОКРУГА ВИЧУГА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 17 января 2013 г. № 23

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ
ГОРОДСКОГО ОКРУГА ВИЧУГА И ДОЛЖНОСТНЫХ ИНСТРУКЦИЙ
РАБОТНИКОВ АРХИВНОГО ОТДЕЛА

Руководствуясь Уставом городского округа Вичуга, в связи с образованием районного архива Вичугского муниципального района и передачей архивных фондов в районный архив, в целях приведения Положения об архивном отделе администрации городского округа Вичуга и должностных инструкций работников архивного отдела в соответствие с законодательством, постановляю:

Утвердить:

1.1. Положение об архивном отделе администрации городского округа Вичуга (приложение № 1 к настоящему постановлению).
1.2. Должностную инструкцию начальника архивного отдела администрации городского округа Вичуга (приложение № 2 к настоящему постановлению).
1.3. Должностную инструкцию ведущего специалиста архивного отдела (приложение № 3 к настоящему постановлению).

2. Начальнику архивного отдела администрации городского округа Вичуга (Березкина Т.И.) в своей деятельности руководствоваться утвержденным Положением об архивном отделе и должностными инструкциями.

3. Организационному отделу администрации городского округа Вичуга (Гусев С.В.) обеспечить ознакомление работников архивного отдела администрации городского округа Вичуга с настоящим постановлением.

4. Признать утратившим силу постановление главы администрации г. Вичуги № 710 от 29.11.2002 "Об утверждении Положения об архивном отделе и должностных инструкций заведующего отделом и специалиста 1-й категории".

5. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на Сметанина М.М., заместителя главы администрации по организационным вопросам и кадровой политике.

Глава администрации
городского округа Вичуга
В.Г.СТУПИН





Приложение № 1
к постановлению
администрации
городского округа Вичуга
от 17.01.2013 № 23

ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА ВИЧУГА

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ


1.1. Архивный отдел администрации городского округа Вичуга (далее - архивный отдел) осуществляет реализацию полномочий органов местного самоуправления в области архивного дела, определенных федеральными законами № 125-ФЗ от 22.10.2004 "Об архивном деле в Российской Федерации" и от № 131-ФЗ от 06.10.2003 "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", является структурным подразделением администрации городского округа Вичуга без статуса юридического лица, пользуется печатью администрации городского округа Вичуга в установленном порядке, имеет угловой штамп или бланки со своим наименованием.
1.2. Архивный отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, законодательством Российской Федерации (в том числе правилами, установленными специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти), законодательством Ивановской области, Уставом городского округа Вичуга, правовыми актами городского округа Вичуга, а также нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, Департамента культуры и культурного наследия Ивановской области, настоящим Положением.
1.3. Положение об архивном отделе утверждается постановлением администрации городского округа Вичуга.
1.4. В Положении закрепляются организационно-правовой статус архивного отдела, задачи и функции по руководству архивным делом, полномочия по их реализации, ответственность за состояние, развитие и совершенствование архивного дела в городском округе.
1.5. Штатная численность и номенклатура должностей служащих архивного отдела устанавливаются главой администрации городского округа Вичуга.
1.6. Материально-техническое обеспечение архивного отдела осуществляется за счет средств МКУ "Управление административными зданиями и транспортом".
1.7. В соответствии со ст. 15 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации" архивный отдел как структурное подразделение администрации городского округа Вичуга (далее - администрация) не вправе осуществлять приносящую доход деятельность.
1.8. Дополнительными источниками финансирования могут быть целевые средства из бюджета Ивановской области (при реализации программ развития архивного дела, включающих мероприятия в муниципальном образовании; реализации отдельных государственных полномочий в сфере архивного дела), спонсорские и иные средства, полученные законным путем.
1.9. Администрация городского округа Вичуга, МКУ "Управление административными зданиями и транспортом" обеспечивают архивный отдел помещениями, отвечающими нормативным требованиям обеспечения сохранности документов; содержание, техническое оснащение, оборудование, охрану, а также транспортное обслуживание и создание необходимых условий труда работников.

2. ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ

Основными задачами и функциями архивного отдела являются:
2.1. Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному хранению, в т.ч.:
- хранение и учет документов, принятых в архивный отдел;
- проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;
- представление администрации городского округа Вичуга предложений по обеспечению сохранности документов, хранящихся в архивном отделе, и их реализация;
- представление в установленном порядке учетных данных в Департамент культуры и культурного наследия Ивановской области.
2.1.1. Архивный отдел обеспечивает хранение:
- архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей органов местного самоуправления, муниципальных унитарных предприятий, включая казенные предприятия и муниципальные учреждения, расположенные на территории городского округа Вичуга (далее - муниципальные организации), являющиеся муниципальной собственностью;
- архивных фондов и архивных документов юридических и физических лиц, переданных ранее на законных основаниях в муниципальную собственность;
- документов личного происхождения, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации;
- документов по личному составу ликвидированных организаций (не имеющих правопреемника), действовавших на территории города;
- печатных, аудиовизуальных и др. материалов, дополняющих фонды отдела;
- учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления его практической деятельности.
2.1.2. Архивный отдел по согласованию с администрацией может принимать на депозитарное хранение при наличии свободных площадей и необходимых условий документы действующих муниципальных и государственных организаций, общественных организаций и граждан на договорных условиях.
2.1.3. Документы Архивного фонда Российской Федерации, находящиеся в частной собственности, поступают на хранение в архивный отдел в порядке и на условиях договоров между собственниками документов и администрацией.
2.2. Комплектование архивного отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для истории города, в т.ч.:
- составление списков организаций - источников комплектования архивного отдела, утверждаемых главой администрации города и согласовываемых с ЭПК Департамента культуры и культурного наследия Ивановской области, систематическая работа по их уточнению;
- отбор, прием документов постоянного (долговременного) хранения в архивный отдел;
- проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в отделе;
- ведение в установленном порядке учета архивных документов, хранящихся в архивном отделе, в организациях - источниках комплектования, представление в Департамент культуры и культурного наследия Ивановской области необходимых учетных данных для ведения централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации;
- рассмотрение и предоставление на утверждение экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Департамента культуры и культурного наследия Ивановской области описей дел постоянного хранения, на согласование - описей дел по личному составу.
2.3. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций, содействие организациям других форм собственности в этих вопросах на основании соглашений об отношениях и сотрудничестве, включая:
- анализ состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов и подготовка предложений по совершенствованию данной работы, проведение проверок состояния делопроизводства и ведомственного хранения документов, в том числе по личному составу;
- рассмотрение и представление на согласование ЭПК Департамента культуры и культурного наследия Ивановской области положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатур дел организаций - источников комплектования отдела и инструкций по делопроизводству, описей дел по личному составу ликвидированных организаций;
- изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта;
- оказание организационно-методической помощи работникам учреждений, организаций, предприятий, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами;
- разработка и реализация мероприятий по улучшению работы ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве, внедрению государственных стандартов, повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб.
2.4. Информационное обеспечение органов местного самоуправления, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в т.ч.:
- информирование органов местного самоуправления, иных организаций муниципального образования о составе и содержании документов архивного отдела по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию;
- организация работы пользователей архивных документов, изготовление копий документов по их запросам, подготовка документальных выставок, материалов для средств массовой информации, проведение встреч с общественностью и публикационная деятельность;
- исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий, выписок из документов; рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан;
- создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам архивного отдела, автоматизированных информационно-поисковых систем, банков и баз данных, архивных справочников о составе и содержании документов.
2.5. Реализация отдельных государственных полномочий муниципального образования в сфере архивного дела, при наделении ими в установленном законодательством Ивановской области порядке.

3. ПРАВА

Архивному отделу для выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право:
3.1. Представлять администрацию городского округа Вичуга в учреждениях, организациях и предприятиях города по вопросам, входящим в компетенцию отдела, определенных в настоящем Положении.
3.2. Вносить на рассмотрение администрации городского округа Вичуга предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов, хранящихся в отделе, совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве организаций; участвовать в подготовке и рассмотрении администрацией городского округа Вичуга вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов.
3.3. Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве.
3.4. Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории города, обязательные для исполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.
3.5. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых администрацией городского округа Вичуга и ее структурными подразделениями; участвовать в работе экспертных комиссий организаций.
3.6. Иметь своего представителя в составе ликвидационных комиссий организаций, предприятий и учреждений города для участия в решении вопросов по сохранности документов.
3.7. Ставить перед администрацией городского округа Вичуга вопросы о привлечении к ответственности за нарушение архивного законодательства должностных лиц и лиц, выполняющих управленческие функции в коммерческих и иных организациях, а также физических лиц.
3.8. Взаимодействовать в своей деятельности с органами местного самоуправления и организациями муниципального образования, архивным отделом Департамента культуры и культурного наследия Ивановской области, региональным отделением Российского общества историков-архивистов, другими общественными организациями; создавать на общественных началах совет, утверждаемый администрацией городского округа Вичуга для рассмотрения организационно-методических и практических вопросов архивного дела.

4. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ

4.1. Архивный отдел возглавляет начальник. Начальник и специалисты архивного отдела входят в штат администрации городского округа Вичуга.
Начальник отдела назначается и освобождается главой администрации городского округа Вичуга.
Куратором по вопросам текущей деятельности архивного отдела является заместитель главы администрации по организационным вопросам и кадровой политике.
При смене начальника отдела прием-передача дел проводится специально созданной распоряжением администрации городского округа Вичуга комиссией.
4.2. Начальник архивного отдела:
4.2.1. Организует деятельность отдела в порядке, определенном Уставом городского округа Вичуга и настоящим Положением, а также несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архивный отдел задач и функций.
4.2.2. Отчитывается о работе отдела и состоянии архивного дела перед администрацией городского округа Вичуга и в установленном порядке - перед Департаментом культуры и культурного наследия Ивановской области.
4.3. Деятельность архивного отдела организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе Федерального архивного агентства, на основе целевых программ, планов работы, утверждаемых администрацией городского округа Вичуга с учетом рекомендаций Департамента культуры и культурного наследия Ивановской области.
4.4. Реорганизация или ликвидация архивного отдела осуществляется согласно постановлению администрации городского округа Вичуга в установленном законодательством порядке.
Архивные фонды и архивные документы при реорганизации архивного отдела передаются учреждению - правопреемнику. При ликвидации отдела место хранения архивных документов определяется главой администрации городского округа Вичуга по согласованию с Департаментом культуры и культурного наследия Ивановской области.





Приложение № 2
к постановлению
администрации
городского округа Вичуга
от 17.01.2013 № 23

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
НАЧАЛЬНИКА АРХИВНОГО ОТДЕЛА АДМИНИСТРАЦИИ
ГОРОДСКОГО ОКРУГА ВИЧУГА

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая инструкция устанавливает требования, предъявляемые к должности муниципальной службы "начальник архивного отдела администрации городского округа Вичуга" в соответствии с Федеральным законом от 2 марта 2007 года № 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", Законом Ивановской области от 23 июня 2008 года № 72-ОЗ "О муниципальной службе в Ивановской области", решением городской Думы г. Вичуги от 26 июня 2008 г. № 288 "Об утверждении Положения о муниципальной службе городского округа Вичуга", и определяет обязанности, права и ответственность лица, замещающего данную должность.
1.2. В соответствии с Реестром должностей муниципальной службы городского округа Вичуга, утвержденным решением Совета городского округа Вичуга от 29 апреля 2010 г. № 12 "О реестре должностей муниципальной службы городского округа Вичуга", должность муниципальной службы "начальник архивного отдела администрации городского округа Вичуга" (далее - начальник архивного отдела) относится к группе ведущих должностей муниципальной службы администрации городского округа Вичуга.
1.3. Назначение на данную муниципальную должность и освобождение от нее осуществляется распоряжением администрации городского округа Вичуга.
Начальник архивного отдела непосредственно подчиняется главе администрации городского округа Вичуга.
Начальник архивного отдела свою работу координирует с курируемым заместителем главы администрации городского округа Вичуга.
1.4. Начальник архивного отдела при выполнении своих функциональных обязанностей руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами № 125-ФЗ от 22.10.2004 "Об архивном деле в РФ", № 131-ФЗ от 06.10.2003 "Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ", Уставом городского округа Вичуга, законодательством о муниципальной службе, правовыми актами городского округа Вичуга, а также нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, Департамента культуры и культурного наследия Ивановской области.

2. ОСНОВНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ И ЗАДАЧИ

В соответствии с действующим законодательством о муниципальной службе, Положением об архивном отделе администрации городского округа Вичуга начальник архивного отдела обязан:
2.1. Соблюдать требования, установленные Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, законами Ивановской области, Уставом городского округа Вичуга, нормативно-правовыми актами городского округа Вичуга.
2.2. Добросовестно исполнять служебные обязанности.
2.3. Исполнять приказы, распоряжения и указания вышестоящих в порядке подчиненности руководителей, отданные в пределах их должностных полномочий, за исключением незаконных.
2.4. В пределах своих должностных обязанностей своевременно рассматривать обращения граждан и общественных объединений, а также предприятий, учреждений и организаций, государственных органов и органов местного самоуправления и принимать по ним решения в порядке, установленном законодательством, обеспечивать соблюдение и защиту прав и законных интересов граждан.
2.5. Соблюдать установленные правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции, порядок работы со служебной информацией.
2.6. Поддерживать уровень квалификации, достаточный для исполнения своих должностных обязанностей.
2.7. Хранить государственную и иную охраняемую законом тайну, а также не разглашать ставшие ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей сведения, затрагивающие частную жизнь, честь и достоинство граждан.
2.8. Выполнять основные обязанности муниципального служащего, установленные Федеральным законом от 2 марта 2007 года № 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", Положением о муниципальной службе городского округа Вичуга, утвержденным решением городской Думы г. Вичуги № 288 от 26 июня 2008 г.
Начальник архивного отдела руководит деятельностью отдела и выполняет стоящие перед ним задачи:
2.9. Обеспечивает хранение и учет документов, принятых в отдел, представляет в установленном порядке учетные данные в Департамент культуры и культурного наследия Ивановской области и проводит мероприятия по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их сохранности.
2.10. Организует комплектование отдела документами, имеющими историческое, социальное, экономическое, политическое или культурное значение для города, в том числе личного происхождения.
2.11. Составляет списки организаций - источников комплектования, выносит их на утверждение главе администрации городского округа Вичуга и согласовывает с ЭПК Департамента культуры и культурного наследия Ивановской области, систематически проводит работу по их уточнению.
2.12. Проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов.
2.13. Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам отдела, автоматизированные поисковые системы с целью оперативного использования содержащейся в них информации.
2.14. Осуществляет организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве органов местного самоуправления, муниципальных организаций, содействует организациям других форм собственности.
2.15. Проверяет выполнение учреждениями, организациями и предприятиями города, независимо от ведомственной подчиненности и форм собственности, требований законодательства по архивному делу, состояние делопроизводства, обеспечение сохранности документов, в том числе по личному составу.
2.16. Ведет в установленном порядке учет документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования и других организациях, находящихся на территории города.

2.17. Рассматривает и представляет на утверждение экспертно-проверочной комиссии архивного отдела Департамента культуры и культурного наследия Ивановской области поступившие от учреждений описи дел постоянного хранения и личному составу, положения о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, номенклатуры дел организаций - источников комплектования отдела и инструкции по делопроизводству.
2.18. Проводит мероприятия по улучшению работы архивов учреждений и организаций, а также организации документов в делопроизводстве, внедрению государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации, повышению квалификации работников архивов и делопроизводственных служб.
2.19. Оказывает организационно-методическую помощь предприятиям, организациям и учреждениям города, проводит совещания, семинары, консультации по вопросам организации и методики работы с документами.
2.20. Организует информационное обеспечение органов местного самоуправления, использование документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию.
2.21. Информирует администрацию городского округа Вичуга, другие организации города о составе и содержании документов отдела по актуальной тематике.
2.22. Организует работу пользователей документов, изготовление копий по их запросам, готовит выставки документов, проводит встречи с общественностью и публикационную деятельность.
2.23. Ведет прием граждан, заверяет архивные справки и выписки из документов.

3. ПРАВА

В соответствии с законодательством о муниципальной службе и Положением об архивном отделе администрации городского округа Вичуга начальник отдела имеет право:
3.1. Представлять администрацию городского округа Вичуга по всем вопросам, входящим в компетенцию архивного отдела.
3.2. Запрашивать и получать от учреждений - источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.
3.3. Вносить на рассмотрение администрации города предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности, комплектования и использования документов; совершенствованию работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий; участвовать в подготовке и рассмотрении вопросов архивного дела в делопроизводстве, готовить по ним проекты распорядительных документов.
3.4. Проверять выполнение предприятиями, организациями и учреждениями городского округа Вичуга, независимо от их ведомственной подчиненности и форм собственности, требований законодательства РФ, законодательных и иных правовых актов области, органов местного самоуправления в области архивного дела и организации документов в делопроизводстве.
3.5. Давать в пределах своей компетенции учреждениям, организациям и предприятиям указания по устранению выявленных недостатков в работе ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.
3.6. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проводимых администрацией города или района, их структурными подразделениями по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве; участвовать в работе экспертных комиссий учреждений, организаций и предприятий.
3.7. Входить в состав ликвидационных комиссий учреждений, организаций и предприятий для участия в решении вопросов сохранности документов.
3.8. Ставить вопросы перед органами государственной власти, местного самоуправления и правоохранительными органами о привлечении к ответственности за нарушение архивного законодательства должностных лиц и лиц, выполняющих управленческие функции в коммерческих и иных организациях, а также физических лиц.
3.9. Взаимодействовать в своей деятельности с органами местного самоуправления, другими организациями города, архивным отделом Департамента культуры и культурного наследия Ивановской области, другими общественными организациями по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Начальник архивного отдела несет персональную ответственность в соответствии с действующим законодательством за невыполнение возложенных на отдел задач и функций, невыполнение обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

5. КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ


Лицо, замещающее муниципальную должность муниципальной службы "начальник архивного отдела администрации городского округа Вичуга" в соответствии Законом Ивановской области от 23.06.2008 № 72-ОЗ "О муниципальной службе в Ивановской области", должно иметь высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу муниципальной службы (государственной службы) или стажу работы по специальности.





Приложение № 3
к постановлению
администрации
городского округа Вичуга
от 17.01.2013 № 23

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
ВЕДУЩЕГО СПЕЦИАЛИСТА АРХИВНОГО ОТДЕЛА
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА ВИЧУГА

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая инструкция устанавливает требования, предъявляемые к должности муниципальной службы "ведущий специалист" архивного отдела администрации городского округа Вичуга в соответствии с Федеральным законом от 2 марта 2007 года № 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", Законом Ивановской области от 23 июня 2008 года № 72-ОЗ "О муниципальной службе в Ивановской области", решением городской Думы г. Вичуги от 26 июня 2008 г. № 288 "Об утверждении Положения о муниципальной службе городского округа Вичуга", и определяет обязанности, права и ответственность лица, замещающего данную должность.
1.2. В соответствии с Реестром должностей муниципальной службы городского округа Вичуга, утвержденным решением Совета городского округа Вичуга от 29 апреля 2010 г. № 12 "О реестре должностей муниципальной службы городского округа Вичуга", должность муниципальной службы "ведущий специалист" архивного отдела администрации городского округа Вичуга (далее - ведущий специалист) относится к группе старших должностей муниципальной службы администрации городского округа Вичуга.
1.3. Назначение на данную должность и освобождение от нее осуществляется распоряжением администрации городского округа Вичуга.
Ведущий специалист непосредственно подчиняется начальнику архивного отдела администрации городского округа Вичуга.
1.4. Ведущий специалист при выполнении своих функциональных обязанностей руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами № 125-ФЗ от 22.10.2004 "Об архивном деле в РФ", № 131-ФЗ от 06.10.2003 "Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ", Уставом городского округа Вичуга, правовыми актами городского округа Вичуга, а также нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, Департамента культуры и культурного наследия Ивановской области.

2. ОСНОВНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ И ЗАДАЧИ

В соответствии с действующим законодательством о муниципальной службе, Положением об архивном отделе администрации городского округа Вичуга ведущий специалист обязан:
2.1. Соблюдать требования, установленные Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, Уставом и законами области, Уставом и иными нормативно-правовыми актами городского округа Вичуга.
2.2. Добросовестно исполнять служебные обязанности.
2.3. Исполнять приказы, распоряжения и указания начальника архивного отдела, отданные в пределах его должностных полномочий, за исключением незаконных.
2.4. В пределах своих должностных обязанностей своевременно рассматривать обращения граждан и общественных объединений, а также предприятий, учреждений и организаций, государственных органов и органов местного самоуправления.
2.5. Соблюдать установленные правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции, порядок работы со служебной информацией.
2.6. Поддерживать уровень квалификации, достаточный для исполнения своих должностных обязанностей.
2.7. Хранить государственную и иную охраняемую законом тайну, а также не разглашать ставшие ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей сведения, затрагивающие частную жизнь, честь и достоинство граждан.
2.8. Выполнять основные обязанности муниципального служащего, установленные Федеральным законом от 2 марта 2007 года № 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", Положением о муниципальной службе городского округа Вичуга, утвержденным решением городской Думы г. Вичуги № 288 от 26 июня 2008 г.
В соответствии с задачами, стоящими перед архивным отделом, ведущий специалист:
2.9. Принимает документы на хранение в архивный отдел от ликвидированных учреждений, организаций и предприятий города.
2.10. Проводит научно-техническую обработку документов по личному составу.
2.11. Осуществляет проверку наличия и состояния документов, анализирует и оформляет ее результаты.
2.12. Исполняет запросы социально-правового характера.
2.13. Выдает дела для пользования, контролирует своевременно их возвращение и правильность их подкладки.
2.14. Составляет топографические указатели на фонды архивохранилища.
2.15. Вносит изменения в учетные документы на основании соответствующих актов.
2.16. Контролирует температурно-влажностный и санитарно-гигиенический режим хранения документов, противопожарную безопасность документов в архивохранилище.
2.17. Принимает участие в разработке методических пособий в области обеспечения сохранности документов.
2.18. Участвует в проверке работы ведомственных архивов города по вопросам учета и сохранности документов по личному составу.
2.19. Принимает участие в проведении семинаров по повышению квалификации работников ведомственных архивов города.
2.20. Исполняет другие виды работ по поручению начальника отдела.

3. ПРАВА

В соответствии с законодательством о муниципальной службе и Положением об архивном отделе администрации городского округа Вичуга ведущему специалисту для выполнения возложенных на него обязанностей представляется право:
3.1. Посещать в установленном порядке ведомственные архивы и делопроизводственные службы предприятий, учреждений и организаций города. Получать от государственных и негосударственных учреждений независимо от их подчиненности необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.
3.2. Вносить предложения начальнику отдела о создании оптимальных условий для обеспечения сохранности документов по личному составу, в привлечении к ответственности лиц, виновных в повреждении документов.
3.3. Ставить перед начальником отдела вопросы о прекращении выдачи для использования дел, находящихся в плохом физическом состоянии.

3.5. Запрашивать в пределах своей компетенции у муниципальных и других органов, учреждений, организаций и предприятий, а также должностных лиц информацию, документы, необходимые для осуществления поставленных задач.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Ведущий специалист несет персональную ответственность в соответствии с действующим законодательством за невыполнение обязанностей и прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

5. КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ

Лицо, замещающее должность муниципальной службы "ведущий специалист" архивного отдела администрации городского округа Вичуга в соответствии Законом Ивановской области от 23.06.2008 № 72-ОЗ "О муниципальной службе в Ивановской области", должно иметь среднее профессиональное образование, соответствующее направлению деятельности, без предъявления требований к стажу муниципальной службы (государственной службы) или стажу работы по специальности.


------------------------------------------------------------------