Региональное
Законодательство
Ивановская область

Распоряжение Губернатора Ивановской области от 17.12.2013 N 224-р "О внесении изменения в распоряжение Губернатора Ивановской области от 18.11.2010 N 324-р "Об утверждении порядка работы со служебными документами в Правительстве Ивановской области и исполнительных органах государственной власти Ивановской области" Свод законодательства

ГУБЕРНАТОР ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 17 декабря 2013 г. № 224-р

О ВНЕСЕНИИ ИЗМЕНЕНИЯ В РАСПОРЯЖЕНИЕ ГУБЕРНАТОРА
ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ ОТ 18.11.2010 № 324-Р "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ
ПОРЯДКА РАБОТЫ СО СЛУЖЕБНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ В ПРАВИТЕЛЬСТВЕ
ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ И ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ"

В связи с кадровыми и структурными изменениями в Правительстве Ивановской области и в аппарате Правительства Ивановской области:

Внести в распоряжение Губернатора Ивановской области от 18.11.2010 № 324-р "Об утверждении порядка работы со служебными документами в Правительстве Ивановской области и исполнительных органах государственной власти Ивановской области" изменение, изложив приложение в новой редакции (прилагается).

Вице-Губернатор Ивановской области
А.Г.ФОМИН





Приложение
к распоряжению
Губернатора
Ивановской области
от 17.12.2013 № 224-р

Приложение
к распоряжению
Губернатора
Ивановской области
от 18.11.2010 № 324-р

ПОРЯДОК
РАБОТЫ СО СЛУЖЕБНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ В ПРАВИТЕЛЬСТВЕ
ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ И ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНАХ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ ИВАНОВСКОЙ ОБЛАСТИ

1. Общие положения

1.1. Настоящий порядок работы со служебными документами в Правительстве Ивановской области и исполнительных органах государственной власти Ивановской области (далее - Порядок) определяет порядок работы с документами и правила оформления служебных документов в Правительстве Ивановской области (далее - Правительство) и исполнительных органах государственной власти Ивановской области (далее - исполнительные органы власти) и разработан с учетом положений Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, и на основании Государственного стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003, принятого и введенного в действие постановлением Госстандарта Российской Федерации от 03.03.2003 № 65-ст, постановления Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти".
1.2. Делопроизводство в Правительстве и исполнительных органах власти организуется с использованием системы электронного документооборота (далее - СЭД), предназначенной для регистрации, передачи исполнителям, учета и хранения документов.
1.3. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение настоящего Порядка в структурных подразделениях аппарата Правительства (далее - подразделение) и в исполнительных органах власти возлагается на их руководителей.
1.4. В целях ведения делопроизводства и обеспечения постоянного контроля за соблюдением настоящего Порядка назначается ответственный из числа государственных гражданских служащих Ивановской области, замещающих должности государственной гражданской службы Ивановской области в аппарате Правительства и исполнительных органах власти, или работников, занимающих должности, не отнесенные к должностям государственной гражданской службы Ивановской области в аппарате Правительства, за ведение делопроизводства (далее - сотрудники), который осуществляет контроль за общим состоянием делопроизводства, прохождением и исполнением документов в соответствующем подразделении.
На сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в соответствующих подразделениях, возлагаются следующие основные функции:
прием, учет и распределение поступающих документов, а также проверка соответствия количества документов, фактически полученных подразделением, исполнительным органом власти, количеству документов, зарегистрированных в СЭД;
передача документов на рассмотрение руководителю соответствующего подразделения, исполнительного органа власти и после получения соответствующей резолюции - исполнителю;
учет исходящих из соответствующего подразделения документов, проверка правильности их оформления и передача их на отправку;
контроль за прохождением документов в соответствующем подразделении;
организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;
ввод в СЭД информации о ходе и результатах исполнения документов;
проверка наличия документов, находящихся на исполнении у сотрудников подразделения, исполнительного органа власти;
контроль за своевременным списанием в дело исполненных документов;
разработка номенклатуры дел подразделения, исполнительного органа власти;
формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел в процессе делопроизводства и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение в Правительстве - в отдел делопроизводства и документационного контроля Правительства (далее - отдел делопроизводства), в исполнительных органах власти - в соответствующее подразделение;
прием и передача служебной информации с использованием средств факсимильной связи, установленных в соответствующем подразделении, и по электронной почте;
организация использования в соответствующем подразделении средств копировальной техники и сканеров;
проведение инструктажа вновь принятых в соответствующее подразделение государственных гражданских служащих Ивановской области и работников (далее - гражданские служащие и работники) по вопросам организации работы с документами.
1.5. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящего Порядка в Правительстве и исполнительных органах власти осуществляется отделом делопроизводства.
1.6. Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.
1.7. Перед уходом в ежегодный оплачиваемый и иной отпуск, убытием в служебную командировку, а также в случае предполагаемой временной нетрудоспособности, освобождения от замещаемой должности государственной гражданской службы Ивановской области, увольнения сотрудники обязаны передавать находящиеся у них на исполнении документы гражданским служащим и работникам аппарата Правительства или исполнительного органа власти, исполняющим их должностные обязанности, а в случае их отсутствия - своему непосредственному руководителю.
1.8. Об утрате документа немедленно докладывается руководителю подразделения, исполнительного органа власти и сообщается в отдел делопроизводства, соответствующее подразделение. Руководителем подразделения, исполнительного органа власти проводится проверка, о результатах которой информируются в Правительстве заместитель Председателя Правительства Ивановской области, руководитель аппарата Правительства (далее - руководитель аппарата) и начальник отдела делопроизводства, в исполнительном органе власти - руководитель исполнительного органа власти.
1.9. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им служебной информации осуществляются Губернатором Ивановской области (далее - Губернатор), руководителем аппарата, вице-Губернатором Ивановской области (далее - вице-Губернатор), первыми заместителями и заместителями Председателя Правительства, пресс-службой Правительства, руководителями исполнительных органов власти, в отдельных случаях - иными должностными лицами по разрешению (указанию, поручению) Губернатора или соответствующих руководителей.
1.10. Руководители подразделений и исполнительных органов власти обязаны под подпись обеспечить ознакомление сотрудников с настоящим Порядком.
1.11. Сотрудники аппарата Правительства, исполнительных органов власти несут ответственность за соблюдение требований настоящего Порядка, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.
1.12. Работа с документами, содержащими сведения, отнесенные к государственной тайне, и документами, поступившими по каналам специальной документальной связи, осуществляется в соответствии со специальными инструкциями.
1.13. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в аппарате Правительства и исполнительных органах власти в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Правительстве Ивановской области и исполнительных органах государственной власти Ивановской области, утвержденным постановлением Правительства от 24.02.2010 № 36-п.

2. Оформление служебных документов

2.1. Документы, создаваемые в Правительстве, исполнительных органах власти, печатаются с использованием текстового редактора Word 2.0 или в другом совместимом с ним формате шрифтом Times New Roman размером № 14, за исключением случаев, установленных настоящим Порядком.
Для выделения части текста документа могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.
2.2. Каждая напечатанная страница документа, оформленная как на бланке, так и без бланка, должна иметь поля не менее:
20 мм - левое;
10 мм - правое;
20 мм - верхнее;
20 мм - нижнее.
2.3. Документ оформляется, как правило, на 1 странице. При оформлении текста документа на трех и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются в правом верхнем углу арабскими цифрами без слов "страница", "стр." и знаков препинания.
2.4. Документы в Правительстве и исполнительных органах власти оформляются на бланках, которые имеют обязательные реквизиты, расположенные в соответствии с приложением 1 к настоящему Порядку, либо на стандартных листах формата А4.
Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм), А6 (105 x 148 мм). Выбор формата бланка зависит от вида и объема документа.
Для оформления сопроводительных писем могут использоваться бланки с трафаретными частями текста.
Документационное взаимодействие между структурными подразделениями аппарата Правительства, Правительством и исполнительными органами власти осуществляется исключительно в рамках СЭД в соответствии с Регламентом Правительства Ивановской области, утвержденным указом Губернатора Ивановской области от 16.01.2013 № 5-уг (далее - Регламент Правительства). При переписке между подразделениями, внутри исполнительного органа власти бланк не используется.
2.5. Требования к составлению и расположению отдельных реквизитов.
Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности Правительства и исполнительных органов власти, являются:
а) наименование органа, например: Правительство Ивановской области, или наименование государственной должности, например: заместитель Председателя Правительства Ивановской области;
б) справочные данные об органе (государственной должности).
Справочные данные включают почтовый адрес, номер телефона, факса, адрес электронной почты, сайт и другие сведения по усмотрению Правительства, соответствующего исполнительного органа власти (ИНН и т.д.);
в) дата документа.
Датой документа является:
дата его подписания для резолюции;
дата регистрации для письма;
дата события, зафиксированного в документе, для протокола, акта;
дата утверждения для утверждаемого документа (план, отчет и т.п.).
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться (в том числе в СЭД).
Документы, подписанные совместно двумя или более организациями или должностными лицами, должны иметь одну (единую) дату.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами, например: 14.03.2009.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 14 марта 2009 г.
На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата печатается от левой границы текстового поля на одном уровне с реквизитом "адресат";
г) регистрационный номер документа.
Регистрационный номер входящего документа в аппарате Правительства состоит из его порядкового номера (в пределах документов, включенных в номенклатурное дело), номера структурного подразделения, в которое адресован документ, и индекса дела по номенклатуре дел Правительства.
В случае имеющейся ранее переписки по конкретному вопросу, затронутому в обращении или запросе, регистрационный номер документа выглядит следующим образом:
порядковый номер (порядковый номер первоначального обращения/цифровое обозначение количества обращений по данному вопросу (01, 02, 03 и т.д.)) - номер структурного подразделения (указывается тот же номер, что и в первоначальном обращении, вне зависимости от того, кому направлен данный документ) - индекс по номенклатуре дел (указывается тот же индекс, что и в первоначальном обращении) - цифровое обозначение (не более двух цифр) года, в котором было зарегистрировано первоначальное обращение, например:
5461/01-1-28-12.
Регистрационный номер исходящего документа в аппарате Правительства формируется иначе. Исходящим номером ответа на обращение является входящий номер документа, данный при регистрации обращения.
Инициативным документам присваивается самостоятельный исходящий номер, который формируется следующим образом:
номер структурного подразделения - индекс дела по номенклатуре дел Правительства - порядковый номер, например:
1-120-33.
В исполнительных органах власти допускается иная структура регистрационного номера, в зависимости от сложившейся практики ведения делопроизводства в конкретном исполнительном органе власти.
На документах, оформленных на бланках, номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.
На исходящих документах, оформленных на стандартных листах бумаги, номер проставляется под датой и печатается от левой границы текстового поля на расстоянии одного межстрочного интервала от предыдущего реквизита;
д) ссылка на регистрационный номер и дату документа.
Ссылка на регистрационный номер и дату проставляется в том случае, когда дается ответ на запрос или поручение, и включает в себя регистрационный номер и дату письма, резолюции, на которое(-ую) должен быть дан ответ. Данный реквизит документа проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке. При ссылке на нормативный правовой акт указывают его реквизиты в следующей последовательности: наименование вида документа и организации - автора, дату, регистрационный номер, название нормативного правового акта, например:
в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 04.03.2013 № 183 "О рассмотрении общественных инициатив, направленных гражданами Российской Федерации с использованием интернет-ресурса "Российская общественная инициатива";
е) адресат.
Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.
При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.
Данный реквизит печатается полужирным шрифтом справа на верхнем поле первого листа документа и центрируется по отношению к самой длинной строке. На угловом бланке он располагается на одном уровне с реквизитами "наименование организации" и "справочные данные об организации"; на продольном - на одном уровне с реквизитами "дата документа" и "регистрационный номер документа". Например:

Министерство культуры
Российской Федерации

Нормативно-правовой
департамент

При направлении документа руководителю организации или конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения входят в состав наименования должности адресата, указываются в дательном падеже, при этом фамилия отделяется от наименования должности 1 интервалом (1 интервал равен 1 непечатному знаку). Например:

Министру образования и науки
Российской Федерации

Д.И. Ливанову

В состав реквизита "адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем через 1 интервал почтовый адрес. Например:

Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения
и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

При написании наименований должности и организации не допускаются сокращения, за исключением установленного учредительными документами сокращения наименования организации.
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем - через 1 интервал почтовый адрес, например:

Петровой М.В.

Новая ул., д. 12, кв. 32,
Иваново, 153002

Если документ направляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений, то они указываются обобщенно. При необходимости к такому документу составляется список рассылки, отметка о наличии списка рассылки располагается через 1 интервал ниже реквизита "адресат", например:

Главам администраций
муниципальных районов и
городских округов Ивановской
области

(согласно списку рассылки)

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее;
ё) утверждение документа.
На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется справа на верхнем поле первого листа документа и выравнивается по левому краю. Допускается в реквизите "гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки.
Данный реквизит печатается полужирным шрифтом.
Расстояние между словом УТВЕРЖДАЮ, наименованием должности лица, утверждающего документ, его подписью, инициалами, фамилией и датой утверждения составляет 1 - 2 интервала.
Гриф утверждения оформляется следующим образом:

УТВЕРЖДАЮ

Временно исполняющий
обязанности Губернатора
Ивановской области
_______________
(личная подпись) П.А. Коньков
01.11.2013

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕН), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Слово УТВЕРЖДЕНО согласуется в роде и числе с видом утверждаемого документа.

УТВЕРЖДЕНО

распоряжением заместителя
Председателя Правительства
Ивановской области, руководителя
аппарата Правительства Ивановской
области
от 01.11.2013 № 35

ж) заголовок к тексту документа.
Заголовок составляется ко всем документам, за исключением поручений, телефонограмм, факсограмм. Заголовок должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.
Заголовок должен отвечать на вопросы:
"о чем?" ("о ком?"), например:

Об изменении штатного расписания

"чего?" ("кого?"), например:

По вопросу открытия торгового центра в г. Иванове

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок может не составляться.
Заголовок к тексту письма печатается шрифтом Times New Roman размером № 12 от левой границы текстового поля через 1 интервал от предыдущего реквизита. Выделение данного реквизита курсивом или полужирным шрифтом не допускается.
Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Максимальная длина данного реквизита 73 мм. Точка в конце заголовка не ставится;
з) текст документа.