Типы документов
Реклама
Партнеры
Постановление администрации Шуйского муниципального района от 19.04.2013 N 232-п "Об утверждении Инструкции по организации архивного дела в органах местного самоуправления Шуйского муниципального района и их структурных подразделениях" Свод законодательства
ИВАНОВСКАЯ ОБЛАСТЬ
АДМИНИСТРАЦИЯ ШУЙСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 19 апреля 2013 г. № 232-п
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ОРГАНИЗАЦИИ АРХИВНОГО ДЕЛА
В ОРГАНАХ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ ШУЙСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО
РАЙОНА И ИХ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ
В целях совершенствования работы по архивному делу в Шуйском муниципальном районе, Администрация Шуйского муниципального района постановляет:
1. Утвердить Инструкцию по организации архивного дела в органах местного самоуправления Шуйского муниципального района и их структурных подразделениях (далее - Инструкцию) (прилагается).
2. Руководителям структурных подразделений Администрации Шуйского муниципального района, обладающих собственными полномочиями по решению вопросов местного самоуправления и наделенных правами юридического лица, руководствоваться в своей деятельности утвержденной Инструкцией.
3. Рекомендовать органам местного самоуправления поселений Шуйского муниципального района руководствоваться в своей деятельности утвержденной Инструкцией.
4. Контроль за исполнением данного постановления возложить на начальника управления делами и муниципальной службой С.А. Жемулина.
5. Настоящее постановление вступает в силу с момента подписания.
Глава Администрации
Шуйского муниципального района
И.А.МИТИН
Приложение
к постановлению
Администрации
Шуйского муниципального района
от 19.04.2013 № 232-п
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ОРГАНИЗАЦИИ АРХИВНОГО ДЕЛА В ОРГАНАХ МЕСТНОГО
САМОУПРАВЛЕНИЯ ШУЙСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
И ИХ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯХ
1. Общие положения
Настоящая Инструкция утверждает порядок формирования дел, их хранения, справочной работы и уничтожения документов и дел с истекшими сроками хранения, образующихся в органах местного самоуправления Шуйского муниципального района (далее - ОМСУ ШМР) и их структурных подразделениях в соответствии с Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Росархива от 23.12.2009 № 76, и муниципальными правовыми актами Шуйского муниципального района.
2. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел
Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в ОМСУ ШМР и их структурных подразделениях, с указанием сроков их хранения, и является основой формирования документального фонда ОМСУ ШМР.
В номенклатуру дел включаются все дела, образующиеся в процессе деятельности ОМСУ ШМР и их структурных подразделений, с целью группировки исполненных документов по вопросам, внесенным для рассмотрения ими.
При составлении номенклатуры дел используется перечень документов с указанием сроков их хранения (Приказ Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения").
Каждая статья номенклатуры дел имеет индекс и содержит заголовок дела и срок хранения. Индекс статьи состоит из индекса подразделения и цифрового обозначения вопроса.
Номенклатура дел структурного подразделения на следующий год разрабатывается до 15 ноября текущего года структурными подразделениями ОМСУ ШМР, ответственными за ведение делопроизводства в данном подразделении, согласовывается с управлением делами и муниципальной службой, экспертной комиссией (ЭК) ОМСУ ШМР и подписывается руководителем структурного подразделения (приложение № 1).
Сводная номенклатура дел Администрации Шуйского муниципального района как ОМСУ ШМР составляется управлением делами и муниципальной службой на основании номенклатуры дел структурных подразделений, согласовывается с ЭК ОМСУ ШМР, подписывается руководителем управления делами и муниципальной службой. В сводную номенклатуру дел Администрации Шуйского муниципального района не включаются:
- номенклатура дел структурных подразделений Администрации, обладающих собственными полномочиями по решению вопросов местного самоуправления, наделенных правами юридического лица и имеющих отдельные фонды в муниципальном учреждении "Архив городского округа Шуя";
- номенклатура дел ОМСУ поселений Шуйского муниципального района (Советы и администрации поселений), подписанная руководителями ОМСУ поселений Шуйского муниципального района.
Данные номенклатуры также разрабатываются и утверждаются в соответствии с настоящим порядком и подлежат сдаче в управление делами и муниципальной службой и согласованию с ЭК ОМСУ ШМР.
Далее сводная номенклатура дел Администрации Шуйского муниципального района, номенклатуры структурных подразделений Администрации, обладающих собственными полномочиями по решению вопросов местного самоуправления, наделенных правами юридического лица и имеющих отдельные фонды в муниципальном учреждении "Архив городского округа Шуя", и ОМСУ поселений Шуйского муниципального района централизованно направляются на согласование в ЭПК уполномоченного исполнительного органа государственной власти Ивановской области в сфере архивного дела (один раз в 5 лет). После завершения процедуры согласования принимается муниципальный правовой или локальный акт, утверждающий номенклатуры.
После утверждения сводной номенклатуры дел Администрации Шуйского муниципального района в структурные подразделения, не обладающие собственными полномочиями по решению вопросов местного самоуправления и не наделенные правами юридического лица, направляются выписки из ее соответствующих разделов.
В случае изменения функций и структуры Администрации Шуйского муниципального района, ее структурных подразделений, обладающих собственными полномочиями по решению вопросов местного самоуправления и наделенных правами юридического лица, ОМСУ поселений Шуйского муниципального района, в соответствующие номенклатуры дел вносятся необходимые изменения вплоть до их новых составлений, согласований и утверждений.
Все номенклатуры дел ОМСУ ШМР и их структурных подразделений в конце каждого календарного года уточняются и вводятся в действие с 1 января следующего года. Порядок заполнения граф номенклатуры дел приведен в приложении № 2.
3. Экспертная комиссия ОМСУ ШМР
Для рассмотрения проектов нормативных документов и методических пособий по вопросам делопроизводства и архивного дела, описей дел постоянного хранения, по личному составу и актов о выделении к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и практического значения и не подлежащих хранению, из числа наиболее квалифицированных сотрудников создается экспертная комиссия ОМСУ ШМР (ЭК ОМСУ ШМР). Составы ЭК утверждаются муниципальными или локальными актами ОМСУ ШМР и их структурных подразделений, обладающих собственными полномочиями по решению вопросов местного значения и наделенных правами юридического лица.
Председателем ЭК Администрации Шуйского муниципального района является по должности либо руководитель управления делами и муниципальной службой (или его правопреемник), либо заместитель главы администрации, курирующий работу управления делами и муниципальной службой (или его правопреемник).
Функции ЭК ОСМУ ШМР и организация ее работы определяются Положением о ней, которое утверждается постановлением Администрации Шуйского муниципального района.
4. Формирование дел в подразделениях, оформление
документов, законченных делопроизводством
Законченные делопроизводством документы после окончания календарного года, в котором они были заведены, сдаются исполнителем в срок до 1 марта года, следующего за отчетным, сотруднику структурного подразделения Администрации, ответственному за ведение делопроизводства в данном подразделении, который формирует их в дела.
Сроки хранения документов определяются в соответствии с номенклатурой дел. Исполненные документы формируются в отдельные дела, комплексные дела и дела переписки.
Принцип систематизации документов и группировки в дела зависит от срока хранения: постоянно, временно (свыше 10 лет) и временно (до 10 лет).
Отдельные дела заводятся на акты, служебные письма и протоколы заседаний Губернатора и Правительства Ивановской области, органов исполнительной власти Ивановской области, государственных и муниципальных учреждений, ОМСУ ШМР, локальные акты руководителей их структурных подразделений.
Отдельные дела относятся к тому календарному году, в котором приняты указанные документы.
Комплексные дела заводятся на несколько актов Губернатора и Правительства Ивановской области, органов исполнительной власти Ивановской области, государственных и муниципальных учреждений, ОМСУ ШМР, локальные акты руководителей их структурных подразделений по одному вопросу или однородным вопросам, имеющим небольшое количество материалов. Комплексному делу дается обобщенный заголовок.
Дела переписки заводятся по вопросам, решенным поручениями и письмами Губернатора и Правительства Ивановской области, органов исполнительной власти Ивановской области, государственных и муниципальных учреждений, ОМСУ ШМР и их структурных подразделений, а также обращениями граждан.
В отдельные и комплексные дела формируются документы с постоянными сроками хранения.
Дела переписки заводятся отдельно для документов с постоянными сроками хранения и отдельно для документов с временными сроками хранения.
Порядок формирования дел и организации их текущего хранения приведены в приложении № 3.
5. Систематизация документов внутри дела
В дело подшиваются все документы по данному вопросу вместе с приложениями, указанными в документах. Приложения, объем которых превышает 150 листов, формируются в отдельные тома.
Документы в деле постоянного срока хранения располагаются в хронологическом порядке сверху вниз.
В делах переписки разделы располагаются в хронологическом порядке сверху вниз.
При формировании дел, состоящих из нескольких томов, в конце каждого тома делается запись "Продолжение дела (пункта) см. том...".
Все документы по одному и тому же вопросу, поступившие и рассмотренные в течение календарного года, подшиваются вместе в один раздел дела переписки. При возобновлении переписки по истечении года документы подшиваются в дело переписки текущего года с обязательными взаимными ссылками.
Если в деле имеются документы, поступившие в разные сроки и исполненные одним актом руководителя ОМСУ ШМР или его структурного подразделения, то они группируются сначала по корреспондентскому признаку, а затем внутри группы по хронологическому признаку.
В случае выхода акта ОМСУ ШМР или его структурного подразделения во исполнение, изменение, дополнение актов, принятых в предшествующие годы, документы, послужившие основанием для их выпуска, формируются в дело текущего года. При этом делаются взаимные ссылки в делах, заведенных на эти акты.
Все документы отчетного и информационного характера по исполнению законодательных актов представительных органов государственной власти, документов и поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, законов Ивановской области, указов, поручений, распоряжений Губернатора и Правительства Ивановской области, актов ОМСУ ШМР или его структурного подразделения, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенное на эти документы дело. Если дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год, а при списании этих документов на них делается соответствующая запись.
Справка о снятии с контроля документа подшивается в заведенное на данный документ дело. Если имеется справка о снятии с контроля нескольких документов, следует сделать необходимое количество копий этой справки и подшить их в соответствующие дела.
Для дел муниципальных правовых актов ОМСУ ШМР и локальных актов структурных подразделений ОМСУ ШМР составляется внутренняя опись по установленной форме (приложение № 4).
Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, с целью учета и более быстрого нахождения документов в деле. Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все приложения, относящиеся к нему.
Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов, приложений к делу и количество листов внутренней описи.
При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замене их копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи и при необходимости скрепляется печатью.
В конце внутренней описи делается итоговая запись о количестве листов в деле, которая подписывается руководителем ОМСУ ШМР или его структурного подразделения. Внутренняя опись составляется в двух экземплярах, один из которых подшивается в дело, а другой вкладывается в дело.
На лицевой стороне последнего листа отдельного дела в правом нижнем углу на свободном от текста месте проставляется виза "в архив", которая подписывается руководителем ОМСУ ШМР или его подразделения.
В комплексном деле виза "в архив" проставляется на последнем листе каждого раздела.
Если дело состоит из нескольких томов, то в архив списывается каждый том.
Приложение, сформированное в отдельный том, списывается в архив на последнем листе тома.
6. Оформление обложки дел
На обложке дела помещаются следующие реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, индекс дела, заголовок, начальная и конечная даты дела, количество листов в нем, срок хранения дела. На корешке обложки дела указываются номер дела и год.
Номер дела состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера по реестру.
Заголовок дела должен отражать основное содержание документов. Заголовок отдельного дела должен, как правило, соответствовать заголовку акта ОМСУ ШМР или его структурного подразделения. В случае необходимости для более полного отражения содержания подшитых в дело документов заголовок дела может быть уточнен.
Не рекомендуется использовать в заголовке дела вводные слова, сложные синтаксические обороты. Не допускается употребление в заголовке сокращенных слов и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных учреждений.
Заголовком дела переписки является формулировка, данная в номенклатуре дел.
Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.
Начальная дата дела - это дата самого раннего документа в нем, конечная дата - дата самого позднего документа. Датой приложения к делу, сформированного в отдельный том, является дата регистрации входящего документа, приложение к которому помещено в этот том.
При написании крайних дат на обложках отдельных и комплексных дел и дел переписки постоянного срока хранения число и год проставляются арабскими цифрами, а название месяца пишется полностью. На обложках дел временного срока хранения указывается только год.
Обложка дела заполняется черными чернилами. Наименование подразделения, год и номер дела заполняется от руки. Правила оформления дел к передаче на архивное хранение приведены в приложении № 5.
7. Составление сводной описи дел
По окончании календарного года сотрудником управления делами и муниципальной службой составляется сводная опись дел. Порядок составления описей приведен в приложении № 6.
8. Передача дел в управление делами и муниципальной службой
Отдельные комплексные дела сдаются в управление делами и муниципальной службой в 10-дневный срок после выхода документов, в связи с подготовкой которых эти дела были заведены, или снятия этих документов с контроля.
Законченные делопроизводством дела переписки постоянного срока хранения по окончании календарного года передаются в управление делами и муниципальной службой.
Дела, оформленные с нарушением установленных правил, возвращаются в ОМСУ ШМР или их структурные подразделения для переоформления, которое осуществляется в 10-дневный срок.
При перешивке документов из одного дела переписки в другое во внутренней описи и на прокладке указывается, в какое дело перешиты документы.
По окончании передачи дел за год в управление делами и муниципальной службой представляется опись дел.
Описи дел подписывают руководитель ОМСУ ШМР или его структурного подразделения (с указанием года, месяца и числа их составления) и сотрудник управления делами и муниципальной службой, осуществляющий прием дел. Первый экземпляр подписанной описи остается в управлении делами и муниципальной службой, второй хранится в подразделении 10 лет.
Дела временного срока хранения в течение обозначенного срока хранятся в ОМСУ ШМР или их структурных подразделениях, а затем уничтожаются по акту установленной формы (приложение № 8), который согласовывается с управлением делами и муниципальной службой и утверждается руководителем ОМСУ ШМР или его структурного подразделения.
Подлинники актов ОМСУ ШМР и справки к ним хранятся в управлении делами и муниципальной службой в течение 5-ти лет и затем передаются на постоянное архивное хранение.
Подлинники протоколов заседаний ОМСУ ШМР и расшифрованные стенографические записи заседаний ОМСУ ШМР формируются в дела и передаются на архивное хранение по окончании календарного года.
Приложение № 1
к Инструкции
по организации архивного дела
в органах местного самоуправления
Шуйского муниципального района
и их структурных подразделениях
Форма
номенклатуры дел ОМСУ ШМР
или его структурного подразделения
Формат A4 (210 x 297 мм)
Наименование ОМСУ ШМР УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности руководителя
Подпись Расшифровка подписи
Дата
Наименование структурного
подразделения (при наличии)
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
на _________________ год
Индекс Заголовок дела Кол-во дел Срок хранения дела Примечание
дела (тома, частей) (томов, частей) (тома, части) и
номера статей по
перечню
1 2 3 4 5
Название раздела
Наименование должности исполнителя Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО (для структурных подразделений)
Наименование должности
руководителя Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
ЭПК Департамента ЭК органов МСУ Шуйского
культуры и культурного муниципального района
наследия Ивановской области Протокол № ___ от _____ г.
Протокол № _____ от _____ г.
___________________________________________________________________________
Итоговая запись
о категориях и кол-ве дел, заведенных в ____ году
в ОМСУ ШМР или его структурном подразделении
(указывается полное название ОМСУ ШМР
или его структурного подразделения)
По срокам хранения Всего В том числе:
переходящих с отметкой "ЭПК"
1 2 3 4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО:
Наименование должности ответственного
за делопроизводство Подпись Расшифровка подписи
Дата
Итоговые сведения переданы в службу ДОУ
Наименование должности лица, передавшего
сведения Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение № 2
к Инструкции
по организации архивного дела
в органах местного самоуправления
Шуйского муниципального района
и их структурных подразделениях
Порядок заполнения граф номенклатуры дел
Номенклатура дел муниципального органа исполнительной власти составляется по установленной форме (приложение № 1).
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в муниципальном органе исполнительной власти цифрового обозначения (кода) структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 01-05, где 01 - код структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела четко, в обобщенной форме отражает основное содержание и состав документов дела.
Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в заголовке такого дела указывается наименование видов документов, например:
"Постановления Администрации по основной деятельности".
Не рекомендуется употреблять в заголовке дела неконкретные формулировки ("разные материалы", "общая переписка" и др.), а также вводные слова и сложные обороты.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и др.) или разновидности документов (протоколы, приказы и др.); название ОМСУ ШМР или его структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (обзоры, сводки, справки и т.д.), например:
"Документы о рассмотрении обращений граждан (обзоры, сводки, аналитические справки)".
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:
"Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Шуйского муниципального района".
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:
"Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам организации делопроизводства в Администрации Шуйского муниципального района".
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:
"Переписка с Департаментом культуры и культурного наследия Ивановской области о сохранении и использовании объектов культурного наследия (памятников истории культуры) федерального значения".
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например:
"Переписка с поселениями Шуйского муниципального района об организации архивного дела".
Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела, например:
"Переписка с ООО "ЦНИТ" (г. Великий Новгород) о текущем обслуживании официального сайта Администрации Шуйского муниципального района".
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например:
"Годовые отчеты главы администрации Шуйского муниципального района".
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, что отражено в последовательности номеров статей перечня типовых управленческих архивных документов.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню типовых управленческих документов или ведомственному перечню.
В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел (в том числе в электронном виде), о переходящих делах (например, "переходящее с 2009 г."), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и др.
Если в течение года в ОМСУ ШМР или его структурном подразделении образовались новые документированные участки работы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
Приложение № 3
к Инструкции
по организации архивного дела
в органах местного самоуправления
Шуйского муниципального района
и их структурных подразделениях
Порядок формирования, хранения и учета дел
При формировании дел в ОМСУ ШМР и его структурных подразделениях необходимо соблюдать следующие правила:
помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;
помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
помещать приложения вместе с основными документами;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
помещать в дело правильно и полностью оформленный документ (документ должен иметь дату, живые подпись, оттиск печати и другие реквизиты);
не помещать в дело лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);
по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Т. 1", "Т. 2" и т.д.
Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
Все документы отчетного и информационного характера по исполнению правовых актов всех уровней, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенное дело.
Если имеется документ о снятии с контроля нескольких правовых актов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в которое подшит подлинник этого документа.
Документы коллегий группируются в два дела: а) протоколы и решения коллегии; б) документы к заседаниям коллегии.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.
Документы к заседаниям группируются в отдельное дело так же, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц.
Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов.
Положения, уставы, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Распоряжения, приказы, по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений, приказов по личному составу.
При формировании распоряжений, приказов по личному составу формируются в отдельные дела распоряжения, приказы по личному составу по различным вопросам, в соответствии со сроками хранения. Например, распоряжения, приказы о приеме, перемещении, увольнении работников формируются отдельно от распоряжений, приказов по другим вопросам (командировкам и т.д.).
Утвержденные планы, отчеты, сметы и другие документы группируются отдельно от их проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел отдельно от документов на бумажных носителях на жестком диске специально выделенного компьютера.
Дела со дня их заведения до передачи в муниципальное учреждение "Архив г.о. Шуя" или на уничтожение хранятся по месту их формирования.
Дела считаются заведенными с момента включения в них первого исполненного документа. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.
В каждом структурном подразделении определяются сотрудники, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела (как правило, это сотрудники, ответственные за делопроизводство). Руководители подразделений и указанные сотрудники обеспечивают сохранность документов и дел.
Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:
создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;
размещение дел;
проверка наличия и состояния документов и дел;
соблюдение порядка выдачи дел.
Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.
Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела - соответствующую папку на полке.
Дела документального фонда структурного подразделения ОМСУ ШМР, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей в муниципальное учреждение "Архив г.о. Шуя", проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.
Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, ответственного должностного лица за делопроизводство, при реорганизации и ликвидации структурного подразделения ОМСУ ШМР или ОМСУ ШМР.
Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.
В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.
Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя данного структурного подразделения. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.
Иным государственным, муниципальным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя ОМСУ ШМР.
Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются сотруднику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель, с указанием - когда, кому и на какой срок выдан документ.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя ОМСУ ШМР с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
Приложение № 4
к Инструкции
по организации архивного дела
в органах местного самоуправления
Шуйского муниципального района
и их структурных подразделениях
Форма внутренней описи документов дела
Формат A4 (210 x 297 мм)
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела № _______________
№ Индекс Дата Заголовок Номера листов Примечание
п/п документа документа документа дела
1 2 3 4 5 6
Итого _________________________________________________________________
(цифрами и прописью)
документов
Количество листов внутренней описи:
___________________________________________________________________________
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение № 5
к Инструкции
по организации архивного дела
в органах местного самоуправления
Шуйского муниципального района
и их структурных подразделениях
Правила оформления и подготовки дел
к передаче на архивное хранение
Обложка (титульный лист) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. Надписи на обложках дел (томов) следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений.
На обложке дела указываются реквизиты:
наименование ОМСУ ШМР или его структурного подразделения (фондообразователя),
делопроизводственный номер (индекс) дела, заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела и номер статьи по перечню; архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом:
наименование фондообразователя указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования. В случаях, когда в течение года, за который готовятся дела, ОМСУ ШМР был переименован (преобразован) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под старым его наименованием пишется и новое наименование с указанием даты переименования;
наименование структурного подразделения: записывается его название в соответствии с утвержденной структурой;
делопроизводственный номер (индекс) дела: проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих томах - номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово "последний";
заголовок (наименование) дела переносится из номенклатуры дел, согласованной с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Департамента культуры и культурного наследия Ивановской области (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера приказов, протоколов и др.). Заголовок дела должен быть кратким и в то же время полно раскрывать содержание подшитых в дело документов. В заголовке указываются виды имеющихся в деле документов, их автор и по какому они вопросу. Если наименование дела не раскрывает содержание подшитых в нем документов ("Разная переписка", "Переписка по общим вопросам" и т.п.), составляется новое наименование, отражающее содержание подшитых в деле документов, и обложка дела переоформляется. Если делу нельзя дать одно общее краткое наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов или перечисления наиболее важных;
дата дела: указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число (двумя цифрами) и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строчки, делается об этом запись: "В деле имеются документы за... год(ы)". Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.
Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (приказы, распоряжения, акты и т.п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа.
Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата утверждения (если они утверждаются) или составления первого и последнего протоколов.
Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине, или запись об этом сотрудника кадровой службы.
Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.
Количество пронумерованных в деле листов проставляется на основании листа-заверителя дела.
Реквизит "Срок хранения дела и номер статьи перечня" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности органа власти, с указанием сроков хранения (при введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи зачеркиваются, а сверху или рядом пишутся новые данные). На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
Правильность оформления обложки дела удостоверяется подписью лица, ответственного за ведение делопроизводства.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров, начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с первого. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Сложенный лист большого формата (формата A3, A2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист; в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа".
Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в заверительной надписи в конце дела о таких листах делается оговорка. Например: "Лист 7 - карта-склейка из 10 листов".
Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в конверты.
Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись или опись составляется заново.
При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с ним употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела (приложение № 7). В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела (приложение № 4).
Документы в делах постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.
Указания по исполнению документа руководства, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело.
При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.
Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.
Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые дела, исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке.
Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229 x 324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.
Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона. Для обложек дел, сдаваемых на государственное хранение, применяется бескислотный картон.
Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур.
При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры использовать не следует.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается дела хранить в папках-скоросшивателях, мягких обложках, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества листов в деле).
Документы ОМСУ ШМР и его структурных подразделений являются муниципальной собственностью и подлежат передаче на постоянное хранение в муниципальный архив как часть Архивного фонда Российской Федерации.
Приложение № 6
к Инструкции
по организации архивного дела
в органах местного самоуправления
Шуйского муниципального района
и их структурных подразделениях
Порядок составления описей дел постоянного, временного
(свыше 10 лет) хранения и по личному составу
В ОМСУ ШМР и его структурных подразделениях описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно. По этим описям документы сдаются на государственное хранение в муниципальное учреждение "Архив г.о. Шуя".
Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатура дел.
Описи дел составляются по установленной форме (приложение № 6-1, 6-2) и представляются в архив при передаче дел. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения (приложение № 6-1); дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу (приложение № 6-2). На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
В описях дел указывается полное действительное (без сокращений) наименование ОМСУ ШМР или его структурного подразделения, которое вело дела и закончило их делопроизводством. В случаях, когда структурное подразделение в течение периода, за который вносятся дела в опись, было переименовано (преобразовано), под прежним наименованием пишутся его новое наименование и дата, когда произошло переименование.
Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы:
порядковый номер дела (тома, части) по описи;
индекс дела (тома, части);
заголовок дела (тома, части);
дата дела (тома, части);
количество листов в деле (томе, части);
срок хранения дела.
Перед внесением заголовков дел в опись проверяется качество формирования и оформления дел. В случае обнаружения нарушений установленных правил формирования и оформления дел они устраняются.
При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером);
порядок нумерации дел в описи - валовый;
порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи пишется наименование только первого тома, а наименования всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами "То же". Если же наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово "Последний".
В описи между наименованиями (заголовками) дел оставляется интервал не менее 1 см.
Графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п.
В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).
Опись дел подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с ЭК, ЭПК Департамента культуры и культурного наследия Ивановской области и утверждается руководителем. Опись дел составляется в пяти экземплярах, три из которых передаются вместе с делами в муниципальное учреждение "Архив г.о. Шуя", один экземпляр остается у составителя и один, в качестве контрольного экземпляра, в наблюдательном деле управления делами и муниципальной службой.
Приложение № 6-1
к Инструкции
по организации архивного дела
в органах местного самоуправления
Шуйского муниципального района
и их структурных подразделениях
Форма описи дел постоянного хранения
Формат A4 (210 x 297 мм)
_______________________________________________________
(наименование ОМСУ ШМР)
_______________________________________________________
(наименование структурного подразделения)
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности руководителя
Подпись Расшифровка подписи
Дата
ОПИСЬ № ___________
№ Индекс дела Заголовок Крайние Кол-во Срок Примечание
п/п дела даты листов хранения
1 2 3 4 5 6 7
Название раздела
В данную опись внесено ___________________________ дел с № _____ по № ____,
(цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера: ____________________ пропущенные номера: ________________.
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата
УТВЕРЖДЕНО СОГЛАСОВАНО
ЭПК Департамента ЭК органов МСУ Шуйского
культуры и культурного муниципального района
наследия Ивановской области (структурного подразделения)
Протокол № _____ от _____ г. Протокол № ___ от _______ г.
Приложение № 6-2
к Инструкции
по организации архивного дела
в органах местного самоуправления
Шуйского муниципального района
и их структурных подразделениях
Форма описи дел временного (свыше 10 лет)
хранения и по личному составу
Формат A4 (210 x 297 мм)
_______________________________________________________
(наименование муниципального органа власти)
_______________________________________________________
(наименование структурного подразделения)
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности руководителя
Подпись Расшифровка подписи
Дата
ОПИСЬ № ___________
№ Индекс дела Заголовок Крайние Кол-во Срок Примечание
п/п дела даты листов хранения
1 2 3 4 5 6 7
Название раздела
В данную опись внесено _________________________ дел с № ______ по № _____,
(цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера: ___________________ пропущенные номера: _________________.
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
ЭПК Департамента ЭК органов МСУ Шуйского
культуры и культурного муниципального района
наследия Ивановской области (структурного подразделения)
Протокол № ____ от _____ г. Протокол № ___ от _______ г.
Приложение № 7
к Инструкции
по организации архивного дела
в органах местного самоуправления
Шуйского муниципального района
и их структурных подразделениях
Форма листа-заверителя дела
Формат A4 (210 x 297 мм)
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № ___________
В деле подшито и пронумеровано __________________________________ лист(ов),
(цифрами и прописью)
в том числе:
литерные номера листов ___________________________________________________;
пропущенные номера листов _________________________________________________
+ листов внутренней описи ________________________________________________.
Особенности физического состояния и формирования дела Номера листов
1 2
Наименование должности
работника Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение № 8
к Инструкции
по организации архивного дела
в органах местного самоуправления
Шуйского муниципального района
и их структурных подразделениях
Форма акта о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
Формат A4 (210 x 297 мм)
Наименование ОМСУ ШМР УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности руководителя
Подпись Расшифровка подписи
Дата
Наименование структурного
подразделения (при наличии)
АКТ
о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
На основании
___________________________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их
хранения)
___________________________________________________________________________
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и
утратившие практическое значение документы фонда № ________________________
(название фонда)
№ Заголовок Дата Номера Индекс дела Кол-во Сроки Примечание
п/п дела или дела описей по дел хранения
групповой или (номенклатур номенклатуре дела и
заголовок крайние за годы) или номер номера
дел даты дела по статей
дел описи по
перечню
1 2 3 4 5 6 7 8
Итого ____________________________________ дел за ____________________ годы
(цифрами и прописью)
Описи дел постоянного хранения за ___________________ годы утверждены, а по
личному составу согласованы с ЭПК
__________________________________________________________________________.
(наименование архивного учреждения)
(протокол от ________________________________ № ___________________)
Наименование должности лица,
проводившего экспертизу
ценности документов Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК
№ ____ от ______ г.
Документы в количестве ____________________________________________________
(цифрами и прописью)
дел,
весом __________________________ кг сданы в _______________________________
(наименование организации)
на переработку по приемо-сдаточной накладной от ______________ № __________
Наименование должности работника,
сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи
Изменения в учетные документы внесены
Наименование должности работника
архива, внесшего
изменения в учетные документы Подпись Расшифровка подписи
Дата
------------------------------------------------------------------
По датам
Введите даты для поиска:
Информация
Ключевые слова