Региональное
Законодательство
Ивановская область

Постановление администрации Верхнеландеховского муниципального района от 14.03.2013 N 74-п "Об утверждении Положения об архивном отделе администрации Верхнеландеховского муниципального района" Свод законодательства

ИВАНОВСКАЯ ОБЛАСТЬ
АДМИНИСТРАЦИЯ ВЕРХНЕЛАНДЕХОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 14 марта 2013 г. № 74-п

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ
ВЕРХНЕЛАНДЕХОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

1. Утвердить Положение об архивном отделе администрации Верхнеландеховского муниципального района (приложение 1).

2. Утвердить должностную инструкцию заведующему архивом (приложение 2).

3. Признать утратившим силу постановление главы Верхнеландеховского муниципального района от 09.02.2009 № 11-п "Об утверждении Положения об архивном отделе администрации Верхнеландеховского муниципального района".

Глава администрации
Верхнеландеховского
муниципального района
Н.В.ЖУКОВ





Утверждено
постановлением
администрации Верхнеландеховского
муниципального района
от 14.03.2013 № 74-п
(приложение 1)

ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ
ВЕРХНЕЛАНДЕХОВСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Архивный отдел администрации Верхнеландеховского муниципального района (далее - отдел) является структурным подразделением администрации муниципального района (далее - администрация) без статуса юридического лица, обеспечивающим реализацию полномочий администрации района в сфере архивного дела, определенных Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Уставом Верхнеландеховского муниципального района.
1.2. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", нормативными правовыми актами Российской Федерации, Ивановской области, Верхнеландеховского муниципального района и настоящим Положением.
1.3. Положение об архивном отделе утверждается постановлением администрации Верхнеландеховского муниципального района. В Положении закрепляются: организационно-правовой статус отдела, задачи и функции по руководству архивным делом, полномочия по их реализации, ответственность за состояние, развитие и совершенствование архивного дела.
1.4. Отдел пользуется гербовой печатью администрации для заверения архивных справок; имеет простую печать для заверения копий и выписок из архивных документов, а также бланк администрации с наименованием отдела.
1.5. Штатная численность отдела устанавливается главой администрации Верхнеландеховского муниципального района.
1.6. Финансирование и материально-техническое обеспечение отдела осуществляется за счет средств бюджета Верхнеландеховского муниципального района.

II. ЗАДАЧИ И ФУНКЦИИ АРХИВНОГО ОТДЕЛА

2.1. Основными задачами архивного отдела являются:
2.1.1. Обеспечение сохранности и учет архивных документов, подлежащих постоянному и длительному срокам хранения в соответствии с Законом Ивановской области от 01.03.2006 № 18-ОЗ "Об архивном деле в Ивановской области":
- хранение и учет документов, принятых в отдел; представление в установленном порядке учетных данных в Департамент культуры и культурного наследия Ивановской области;
- проведение мероприятий по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности;
- размещение документов в хранилищах и их топографирование;
- проведение проверки наличия и физического состояния дел.
2.2. Архивный отдел в соответствии с возложенными на него задачами выполняет следующие основные функции:
2.2.1. Обеспечение приема и хранения архивных документов на различных видах носителей:
- архивных фондов, являющихся муниципальной собственностью, а также фондов, входящих в состав архивного фонда Ивановской области;
- архивных фондов юридических и физических лиц, переданных на законном основании в муниципальную собственность, в том числе личного происхождения;
- документов по личному составу ликвидированных предприятий и организаций (не имеющих правопреемника), действовавших на территории Верхнеландеховского муниципального района;
- печатных, аудиовизуальных, фотоматериалов, дополняющих фонды отдела;
- учетных документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления практической деятельности отдела.
2.2.2. Документы государственной или негосударственной формы собственности передаются на хранение в архив на основании договора между организацией, передающей указанные документы, и администрацией Верхнеландеховского муниципального района.
2.2.3. Комплектование отдела документами, отражающими материальную и духовную жизнь населения муниципального района, имеющими историческое, научное, социально-экономическое и культурное значение, в том числе:
- составление списков организаций - источников комплектования отдела, утвержденных главой администрации Верхнеландеховского муниципального района и согласованных с Департаментом культуры и культурного наследия Ивановской области, систематическая работа по их уточнению. Включение в списки комплектования архива государственных и негосударственных организаций осуществляется на основании договора;
- отбор и прием документов постоянного и долговременного сроков хранения в отдел;
- проведение в установленном порядке экспертизы ценности документов, хранящихся в отделе.
2.2.4. Организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве поселений Верхнеландеховского муниципального района, муниципальных организаций; содействие организациям других форм собственности в порядке реализации полномочий администрации района в сохранении, комплектовании и использовании документов, включая:
- проведение проверок состояния архивного делопроизводства и ведомственного хранения документов, в том числе по личному составу;
- ведение в установленном порядке учета документов, хранящихся в ведомственных архивах организаций - источников комплектования;
- рассмотрение и представление в Департамент культуры и культурного наследия Ивановской области поступивших от организаций описей дел постоянного срока хранения и по личному составу, положений о ведомственных архивах, экспертных комиссиях, инструкций по делопроизводству и номенклатур дел организаций - источников комплектования отдела;
- изучение и обобщение практики работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, распространение их положительного опыта работы;
- оказание организационно-методической помощи, проведение совещаний, семинаров, консультаций по вопросам организации и методики работы с документами.
2.2.5. Информационное обеспечение органов местного самоуправления Верхнеландеховского муниципального района, организация использования архивных документов, удовлетворение прав граждан на архивную информацию, в том числе:
- информирование органов местного самоуправления, иных организаций Верхнеландеховского муниципального района о составе и содержании документов отдела по актуальной тематике, исполнение запросов юридических и физических лиц на документную информацию;
- организация работы пользователей документов, изготовление копий документов по их запросам; подготовка документальных выставок и материалов для средств массовой информации;
- исполнение социально-правовых и иных запросов граждан, выдача архивных справок, заверенных копий и выписок из документов; рассмотрение заявлений, предложений и жалоб, прием граждан;
- создание и совершенствование научно-справочного аппарата к документам отдела, архивных справочников о составе и содержании документов.
2.2.6. Реализация отдельных полномочий администрации района в сфере архивного дела, установленных Законом Ивановской области от 01.03.2006 № 18-ОЗ "Об архивном деле в Ивановской области" и иными нормативными правовыми актами.

III. ПРАВА ОТДЕЛА

Отделу для выполнения возложенных на него задач и функций предоставляется право:
3.1. Представлять администрацию Верхнеландеховского муниципального района по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
3.2. Вносить на рассмотрение Совета Верхнеландеховского муниципального района, главы администрации Верхнеландеховского муниципального района:
- предложения по развитию архивного дела в муниципальном районе;
- улучшению обеспечения сохранности, комплектованию и использованию документов, хранящихся в отделе;
- совершенствованию работы ведомственных архивов и организации работы с документами в делопроизводстве учреждений.
3.3. Участвовать в подготовке и рассмотрении Советом Верхнеландеховского муниципального района, администрацией Верхнеландеховского муниципального района вопросов архивного дела и делопроизводства, готовить по ним проекты распорядительных документов.
3.4. Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве.
3.5. Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории Верхнеландеховского муниципального района, обязательные для исполнения указания по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.
3.6. При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, заключать договоры с ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим о передаче документов по личному составу, образовавшихся в процессе их деятельности, в муниципальный архив.
3.7. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и мероприятиях, проводимых администрацией района и ее структурными подразделениями, участвовать в работе экспертных комиссий организаций.
3.8. Представлять архивную службу района в составе ликвидационных комиссий организаций при решении вопроса сохранности документов.

IV. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ОТДЕЛА

4.1. Отдел возглавляет заведующий архивом, исполняющий обязанности в сфере архивного дела в порядке, определенном настоящим Положением.
4.2. Заведующий архивом назначается на должность и освобождается от должности главой администрации Верхнеландеховского муниципального района. При смене заведующего архивом прием-передача дел проводится специально созданной комиссией. Акт приема-передачи утверждается главой администрации района.
4.3. Заведующий архивом:
- организует деятельность отдела и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на отдел задач и функций;
- отчитывается о работе отдела и состоянии архивного дела в Верхнеландеховском муниципальном районе перед администрацией района и в установленном порядке - перед Департаментом культуры и культурного наследия Ивановской области;
- организует деятельность отдела в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе Федеральной архивной службы России, целевыми программами, планами работы, утверждаемыми главой администрации района с учетом рекомендаций Департамента культуры и культурного наследия Ивановской области.
Реорганизация или ликвидация отдела осуществляется администрацией Верхнеландеховского муниципального района в установленном порядке.
Архивные фонды и архивные документы при реорганизации отдела передаются учреждению - правопреемнику. При его ликвидации или отсутствии правопреемника, документы передаются на постоянное хранение в областное государственное учреждение "Государственный архив Ивановской области".





Утверждена
постановлением
администрации Верхнеландеховского
муниципального района
от 14.03.2013 № 74-п
(приложение 2)

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
ЗАВЕДУЮЩЕМУ АРХИВОМ

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Назначение на должность заведующего архивом и освобождение от должности осуществляется распоряжением главы администрации Верхнеландеховского муниципального района.
1.2. Заведующий архивом непосредственно подчиняется заместителю главы администрации района, руководителю аппарата.
1.3. Заведующий архивом при выполнении своих функциональных обязанностей руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами от 06.10.2003 № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Ивановской области от 01.03.2006 № 18-ОЗ "Об архивном деле в Ивановской области", нормативными правовыми актами Российской Федерации, Уставом Верхнеландеховского муниципального района, решениями Совета Верхнеландеховского муниципального района, постановлениями и распоряжениями администрации района, Положением об архивном отделе администрации Верхнеландеховского муниципального района.

II. ОСНОВНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Заведующий архивом обязан:
2.1. Соблюдать требования, установленные федеральными и областными законами, Уставом и иными муниципальными нормативно-правовыми актами Верхнеландеховского муниципального района.
2.2. Исполнять приказы, распоряжения и указания вышестоящих в порядке подчиненности руководителей, отданные ими в пределах полномочий.
2.3. Рассматривать в установленные сроки обращения граждан, предприятий, учреждений и организаций, государственных органов и органов местного самоуправления, принимать по ним решения в порядке, установленном законодательством. Обеспечивать и соблюдать защиту прав и интересов граждан. В своей работе руководствоваться Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных".
2.4. Поддерживать уровень квалификации, достаточный для исполнения служебных обязанностей.

III. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ

Заведующий архивом выполняет стоящие перед ним задачи:
3.1. Обеспечивает прием и учет документов, принятых на архивное хранение, представляет в установленном порядке отчетные данные в Департамент культуры и культурного наследия Ивановской области и администрацию Верхнеландеховского муниципального района.
3.2. Проводит мероприятия по созданию оптимальных условий хранения документов и улучшению их физического состояния.
3.3. Организует комплектование отдела документами, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое и культурное значение для района.
3.4. Составляет списки организаций - источников комплектования архива, утверждаемые главой администрации района, систематически проводит работу по их уточнению.
3.5. Проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, находящихся на архивном хранении.
3.6. Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к документам архива.
3.7. В соответствии с Временным порядком автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации проводит работу по внедрению ПК "Архивный фонд".
3.8. Осуществляет организационно-методическое руководство деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве поселений, муниципальных органов, организаций других форм собственности.
3.9. Проверяет выполнение учреждениями, организациями и предприятиями Верхнеландеховского муниципального района (списка № 1) требований законодательства по архивному делу, состоянию делопроизводства, обеспечения сохранности документов, в том числе по личному составу. Ведет учет документов, хранящихся в организациях - источниках комплектования.
3.10. Рассматривает и представляет на утверждение экспертно-проверочной комиссии Департамента культуры и культурного наследия Ивановской области поступившие от организаций описи дел постоянного срока хранения и по личному составу, положения о ведомственных архивах и экспертных комиссиях, номенклатуры дел и инструкции по делопроизводству.
3.11. Проводит мероприятия по улучшению работы ведомственных архивов предприятий и учреждений, консультирует по вопросам работы с документами, проводит семинары.
3.12. Информирует администрацию района о составе, содержании и движении документов.
3.13. Исполняет социально-правовые и иные запросы граждан, выдает архивные справки, архивные копии, выписки из документов, ведет личный прием граждан.
3.14. Организует работу пользователей документов, изготовляет копии по их запросам, готовит материалы для средств массовой информации.
3.15. Реализует отдельные полномочия администрации района в сфере архивного дела.

IV. ПРАВА

Заведующий архивом имеет право:
4.1. Представлять администрацию района по всем вопросам, входящим в компетенцию архивного отдела.
4.2. Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности и формы собственности, необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве.
4.3. Вносить на рассмотрение Совета Верхнеландеховского муниципального района и администрации Верхнеландеховского муниципального района предложения по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности документов, в том числе по личному составу; готовить по данным вопросам проекты распорядительных документов.
4.4. Проверять выполнение организациями - источниками комплектования требований законодательства по архивному делопроизводству. Давать в пределах своей компетенции указания по устранению выявленных недостатков.
4.5. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках, проводимых администрацией района по вопросам работы ведомственных архивов, участвовать в работе экспертных комиссий учреждений, предприятий и организаций.
4.6. Входить в состав ликвидационных комиссий учреждений, организаций и предприятий, для решения вопросов сохранности документов Архивного фонда и по личному составу.
4.7. Ставить вопросы перед администрацией района, правоохранительными органами о привлечении к ответственности за нарушение архивного законодательства должностных лиц и лиц, выполняющих управленческие функции в коммерческих организациях.

V. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Заведующий архивом в соответствии с действующим законодательством несет персональную ответственность за невыполнение возложенных на отдел задач и функций, невыполнение обязанностей и прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

VI. КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ

Заведующий архивом должен иметь высшее образование.


------------------------------------------------------------------